Une fois que vous avez vendu votre produit ou service, il est temps d’envoyer une facture à votre client. Mais comment rédiger une bonne et efficace lettre de facturation ?
La plupart des retards de paiement sont causés par des problèmes administratifs, tels qu’une facturation incorrecte ou peu claire. Une bonne communication avec votre client aide à recevoir les paiements plus rapidement et à maintenir le flux de trésorerie. Une lettre de facturation complète et claire est la première étape de ce processus. Sur cette page wiki, nous donnons des conseils pour rédiger une lettre de facturation professionnelle.
Soyez payé plus rapidement et maintenez votre trésorerie avec ces conseils !
Commençons par la définition d’une lettre de facturation. Une lettre de facturation est envoyée avec une facture pour expliquer les détails de paiement et demander au débiteur de payer la facture dans un certain délai de paiement.
Pour avoir une chance d’être payé plus tôt, il est important de créer une lettre claire et professionnelle. Mais comment faire ? Avec ces conseils, vous réduisez le risque de rester avec des factures en souffrance et impayées.
1. Créez un modèle de facture
Ouvrez un document vierge (Word ou Pages) et créez un modèle pour votre lettre de facturation qui correspond à votre entreprise. Utilisez le ton de voix, le nom de l’entreprise et le logo de l’entreprise courants dans votre entreprise.
Il est important d’être professionnel et amical pour s’assurer que vos clients paient directement.
2. Entrez vos informations d’entreprise
Commencez par entrer le nom de votre entreprise et l’adresse complète dans le coin supérieur gauche. Le format d’adresse standard en Belgique est :
Nom
Nom de l’entreprise
Adresse postale
Code postal + Nom de la ville
Pays
Insérez la date sous ces informations.
3. Entrez les informations du destinataire
Il est important de mentionner le nom spécifique à qui la facture doit être envoyée. En tant qu’entrepreneur, cela montre du professionnalisme si vous savez à qui le paiement doit être effectué ou à qui la facture ou le rappel de facture doit être adressé.
Nom du destinataire
Titre
Nom de l’entreprise
Adresse
4. Commencez la lettre par une introduction
Commencez la lettre par une salutation en utilisant le même nom que dans l’adresse ci-dessus. Vous pouvez également ajouter un titre personnel, tel que monsieur, madame, Drs ou Dr.
Écrivez ensuite une phrase d’ouverture amicale. Un exemple pourrait être :
> Cher monsieur Kamstra,
>
> J’espère que vous allez bien.
5. Allez droit au but
Après l’introduction, écrivez le corps principal de la lettre de facturation. Allez droit au but et soyez aussi clair et concis que possible. Cela permet au destinataire de voir directement ce qui est attendu de lui ou d’elle.
Si vous ne le faites pas, vous risquez que le destinataire n’ait pas le temps de lire la lettre de facturation et le fasse à un autre moment. Cela entraîne également un retard de paiement.
Donc, si vous souhaitez augmenter vos chances d’un paiement plus rapide, soyez clair et concis ! Un exemple :
Vous trouverez ci-joint [numéro de facture] pour [nom du projet]
Le paiement est dû le 10 septembre 2020. En cas de paiement dans les 14 jours, vous bénéficiez d’une remise de 5 pour cent.
Pour toute question concernant la facture, vous pouvez contacter [nom] via [coordonnées].
Ce fut un plaisir de travailler avec vous.
6. Rédigez la conclusion
Rédigez une phrase de clôture amicale et ajoutez une virgule à la fin de cette phrase. Ajoutez ensuite votre signature et votre nom. Un exemple pourrait être :
Merci d’avance,
[Signature]
[Votre nom]
N’oubliez pas de mentionner les pièces jointes à la fin de la lettre. De cette façon, vous encouragez le destinataire à consulter ces pièces jointes et à agir. Un exemple de cela est :
Pièce jointe : Facture [numéro]
La communication est la clé
En attirant constamment l’attention de votre client sur les factures et en maintenant la communication, le comportement de paiement de votre client s’améliore. Cependant, l’envoi manuel de rappels de paiement est un processus chronophage.
C’est du passé avec le logiciel de Payt.
Payt lance automatiquement un processus de rappel de facture tout en vous permettant de garder le contrôle total. De la première facture au dernier rappel grâce à une bonne lettre de facturation pour les factures en souffrance. Cela vous permet d’économiser jusqu’à 80 pour cent de votre temps et de garder le contrôle sur l’apparence de votre facture (lettre) et sur le moment où un client doit être rappelé. Vous voulez en savoir plus sur un rappel de facture ? Lisez ici plus sur ce qu’est un rappel de paiement.
Ce qui rend Payt unique, c’est la plateforme de communication intégrée dans le logiciel. Payt maintient la communication avec votre client, ce qui améliore le comportement de paiement.
Vous pouvez communiquer par facture avec votre client et réagir de manière appropriée s’il ou elle a une question ou un commentaire concernant cette facture spécifique.
