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La gestion des factures fournisseurs désigne l’ensemble des étapes permettant d’enregistrer, vérifier et payer les factures reçues de vos fournisseurs. Ce processus assure une vision claire de vos obligations financières et permet d’éviter les retards de paiement, les pénalités ou les erreurs comptables.
Sommaire
Une gestion des factures fournisseurs efficace suit des étapes claires et répétables. En les structurant correctement et en les automatisant, vous gagnez du temps et minimisez les erreurs.
Chaque facture reçue par courrier, e-mail ou plateforme digitale doit être saisie dans le logiciel de comptabilité. Il est important de renseigner le fournisseur, la date de facture et le centre de coûts concerné.
Avant de procéder au paiement, il faut vérifier que les informations de la facture sont exactes : prix convenus, services ou produits livrés, TVA correcte. Cette étape limite les litiges et les doublons.
Pour chaque fournisseur, les délais de paiement doivent être définis et suivis. Cela vous permet de payer ni trop tôt, ni trop tard, et d’optimiser votre trésorerie.
Après validation, vous pouvez procéder au paiement. Cela peut être fait manuellement, mais une solution automatisée reliée à votre comptabilité est plus rapide et fiable.
Une fois la facture réglée, elle doit être archivée. Par ailleurs, il est essentiel de suivre les factures en attente et de relancer les fournisseurs si besoin.
Des erreurs dans la gestion des factures peuvent entraîner :
Une bonne gestion des factures fournisseurs vous apporte :
La comptabilité fournisseurs ne se limite donc pas à l’enregistrement de factures. Elle implique rigueur, communication et stratégie.
Une comptabilité saine repose sur deux piliers : la comptabilité fournisseurs et la gestion des debiteurs. Là où la gestion des factures fournisseurs veille à ce que vos fournisseurs soient payés à temps, la gestion des créances clients garantit que vos clients vous paient dans les délais.
C’est précisément sur ce point que Payt se distingue. Notre solution logicielle vous permet d’être payé 30 à 50 % plus rapidement, sans compromettre la relation avec vos clients. Grâce à des relances automatisées, une communication directe et une vue en temps réel sur les encours, vous gardez la main sur votre trésorerie.
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La comptabilité fournisseurs concerne les factures à payer. La comptabilité clients concerne les montants à recevoir.
Utilisez des étapes claires, validez les paiements avec un système d’approbation et automatisez quand c’est possible.
Les doublons, les oublis, les paiements hors délais ou la mauvaise communication sont des erreurs fréquentes.
Choisissez un logiciel comptable qui prend en charge les fichiers de paiement, offre une vue claire sur les factures ouvertes et permet une gestion efficace des données fournisseurs.
