Faire appel à une agence de recouvrement : quand et quelles sont vos options ?

Lorsqu’un client ne paie pas de manière répétée, il peut être nécessaire d’envisager de faire appel à une agence de recouvrement. Mais que fait exactement une telle agence ? Et existe-t-il des solutions plus respectueuses du client ?
Dans cet article, vous découvrirez quand il est judicieux de faire appel à une agence de recouvrement, quelles étapes suivre, quelles alternatives existent et pourquoi, avec Payt, vous n’avez souvent plus besoin d’une agence de recouvrement.

Table des matières :

1. Que fait exactement une agence de recouvrement ?
2. Quand est-il judicieux de faire appel à une agence de recouvrement ?
3. Plan d’action pour faire appel à une agence de recouvrement
4. Quelles sont les alternatives à une agence de recouvrement ?
5. Pourquoi Payt est une alternative à l’engagement d’une agence de recouvrement
6. Questions fréquemment posées sur le recours à une agence de recouvrement

Que fait exactement une agence de recouvrement ?

Une agence de recouvrement est une entreprise qui tente de recouvrer des factures impayées en votre nom. Lorsque vos propres rappels de paiement et mises en demeure restent sans effet, une agence de recouvrement peut contacter le débiteur par écrit pour exiger le paiement.

Une agence de recouvrement n’a pas les pouvoirs juridiques d’un huissier de justice. Elle ne peut pas saisir des biens, assigner en justice ou engager des procédures juridiques. Si le paiement n’est toujours pas effectué, vous devrez faire appel à un huissier de justice ou à un avocat.

Quand est-il judicieux de faire appel à une agence de recouvrement ?

Faire appel à une agence de recouvrement n’est pas une première étape, mais peut être approprié lorsque les tentatives précédentes pour obtenir le paiement ont échoué. Envisagez cette option dans les situations suivantes :

• Vous avez envoyé plusieurs rappels et au moins une mise en demeure, sans réponse ;
• Le délai de paiement convenu est largement dépassé (par exemple, plus de 30 jours) ;
• Le client ne répond plus aux e-mails, appels téléphoniques ou courriers ;
• Vous manquez de temps ou de ressources en interne pour gérer efficacement le recouvrement.

Exigences légales pour les consommateurs

En France, avant d’engager une action en justice, il est obligatoire d’envoyer une mise en demeure (lettre de relance formelle) au débiteur. Cette lettre doit :

• indiquer le montant exact dû ;
• mentionner les éventuels frais de recouvrement qui seront appliqués en cas de non-paiement ;
• fixer un délai de paiement raisonnable (généralement 8 à 15 jours).

Si le paiement n’est pas effectué après ce délai, vous pouvez envisager des mesures juridiques.

Exigences légales pour les entreprises

Pour les clients professionnels, les règles diffèrent. Selon le Code de commerce français, le délai de paiement standard est de 30 jours à compter de la date de facturation, sauf accord contraire entre les parties. En cas de retard de paiement, vous pouvez :

• appliquer des intérêts de retard au taux légal ou au taux convenu contractuellement ;
• exiger une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée.

Il est recommandé d’envoyer une mise en demeure avant d’engager des actions juridiques.

Plan d’action pour faire appel à une agence de recouvrement

Faire appel à une agence de recouvrement est une étape sérieuse dans le processus de gestion des créances. En suivant une approche structurée, vous évitez les erreurs, respectez les exigences légales et augmentez vos chances de recouvrement réussi.

Étape 1 : vérifier la facture et les informations client

• Assurez-vous que la facture est complète et correcte (montant, délai de paiement, TVA, informations client) ;
• Vérifiez si le délai de paiement est effectivement dépassé ;
• Contrôlez si le client a déjà signalé des problèmes de paiement.

Étape 2 : envoyer au moins un rappel de paiement clair

• Envoyez un rappel écrit dès que le délai de paiement est dépassé ;
• Indiquez clairement le montant dû, les numéros de facture et un nouveau délai raisonnable (par exemple, 7 jours) ;
• Gardez un ton professionnel et courtois.

Étape 3 (pour les entreprises) : envoyer une mise en demeure

• Si le paiement n’est pas effectué, envoyez une mise en demeure formelle ;
• Indiquez que le paiement est toujours en attente ;
• Précisez que des mesures juridiques seront prises en cas de non-paiement.

Étape 3 (pour les consommateurs) : envoyer une mise en demeure

• Envoyez une mise en demeure conforme aux exigences légales françaises ;
• Incluez le montant principal dû, les frais de recouvrement applicables et un délai de paiement de 8 à 15 jours ;
• Envoyez la lettre en recommandé avec accusé de réception pour preuve.

Étape 4 : rassembler toute la documentation

Avant de transmettre le dossier à une agence de recouvrement, rassemblez tous les documents pertinents :

• Facture originale et rappels/envoyés ;
• Mise en demeure envoyée (pour les consommateurs) ;
• Correspondance par e-mail ou autre communication avec le client ;
• Contrats ou conditions générales applicables.

Étape 5 : choisir une agence de recouvrement

Lors de l’engagement d’une agence de recouvrement, il est important de ne pas choisir la première venue. Vous confiez la gestion de vos créances clients à une agence. Renseignez-vous sur leurs expériences, car le recouvrement est un travail délicat qui peut affecter l’image de votre entreprise.

Étape 6 : transmettre le dossier à une agence de recouvrement

• Soumettez le dossier complet (numériquement ou via une interface dédiée) ;
• Établissez des accords clairs sur :
  les délais de traitement ;
  la structure des coûts ;
  les rapports et le suivi.

Étape 7 : rester disponible ou passer à l’étape suivante

Si aucun paiement n’est effectué, l’agence de recouvrement peut vous conseiller de poursuivre l’affaire avec :

• un huissier de justice (pour des actions juridiques telles que l’assignation ou la saisie) ;
• un avocat (pour des créances supérieures à 25 000 € ou des affaires complexes).

Avec Payt, vous pouvez effectuer cette étape en un clic, grâce à des partenariats avec des professionnels fiables dans toute la France.

Quelles sont les alternatives à une agence de recouvrement ?

Voici trois alternatives que vous pouvez envisager au lieu de faire appel à une agence de recouvrement :

Pourquoi Payt est une alternative à l’engagement d’une agence de recouvrement

Avec le logiciel Payt, vous automatisez l’envoi de rappels, de mises en demeure et la communication avec vos clients débiteurs. Vous gardez toujours le contrôle sur le processus, tout en constatant que vos factures sont réglées plus rapidement. Et si le paiement tarde encore, vous pouvez facilement passer à un recouvrement amiable ou même à une procédure judiciaire — toujours depuis la plateforme.

Les avantages de Payt par rapport à une agence de recouvrement :

• Paiements plus rapides : vos factures sont réglées en moyenne 30-50 % plus vite
• Gain de temps : vous économisez jusqu’à 80 % de votre temps grâce à l’automatisation
• Relation client préservée : une communication claire, professionnelle et respectueuse
• Maîtrise totale : vous décidez du moment et de la manière d’agir
• Sécurité certifiée : gestion des données conforme à la norme ISO 27001

Questions fréquentes sur le recours à une agence de recouvrement