L’Université des sciences appliquées de Hanze bat son propre record en collectant des paiements avec le logiciel de Payt

Amélioration de la satisfaction client et plus de temps pour des améliorations qualitatives

Auparavant, le bureau de gestion financière et économique (FEZ) de la Hanzehogeschool Groningen s’occupait du flux de factures entrantes pour l’automatisation. Il y a trois ans, le projet a également été lancé pour automatiser le processus autour du flux de factures sortantes, afin de travailler de manière plus efficace et efficiente. L’objectif : faciliter le travail des employés et des clients. Le logiciel de Payt a apporté à la Hanzehogeschool plus que prévu.

Le projet visant à optimiser le processus de gestion des créances était double. Heunks :

D’une part, il visait à améliorer la communication sur les factures à destination des clients, dans notre cas principalement des étudiants. D’autre part, il était axé sur la technique. Comment peut-on, grâce à la technique, optimiser davantage le processus ? Après une consultation du marché et un appel d’offres, nous avons conclu que le logiciel de Payt est le plus adapté pour nous.

Résultat polyvalent

Pour le département, l’objectif n’a jamais été de réduire le nombre d’ETP. « L’objectif a toujours été de faciliter le travail. Tout le processus est conçu et automatisé de manière à ce que nous ayons du temps libre. Temps que nous utilisons pour apporter des améliorations qualitatives à d’autres aspects », déclare Heunks. « Le résultat est polyvalent. Payt offre une vue d’ensemble sur la position des créances, les paiements en retard, et le statut de chaque facture. L’utilisation du logiciel conduit à une amélioration du flux de trésorerie et libère du temps pour des défis et améliorations plus complexes. »

Mettre le processus de paiement en pause pendant les vacances

Le « bouton pause » de Payt s’est avéré être une aubaine pour l’organisation. Heunks : « L’action est simple : d’un clic, vous mettez en pause tout le processus planifié de rappels. L’effet est précieux. Vous pouvez adapter un processus à votre client et à votre organisation. Dans notre cas, cela concerne par exemple les vacances d’été. Il y a peu ou pas d’étudiants présents et le département fonctionne avec un effectif réduit. Il n’est donc pas utile d’envoyer des rappels. L’étudiant ne les verra probablement pas. S’il les voit et a des questions, nous sommes moins joignables par téléphone pendant la période de vacances. Nous surveillions déjà cela de près, mais c’était manuel et nécessitait une grande attention. Maintenant, il est beaucoup plus facile de le programmer. »

Record de paiement le plus rapide battu

De plus, le bureau administratif bat ses propres records en matière de recouvrement des paiements. Heunks : « Depuis la facture, le rappel et l’environnement en ligne, les étudiants peuvent payer directement, notamment via iDeal. Le record du paiement le plus rapide est maintenant de 17 secondes après l’envoi des factures avec un lien iDeal ! »

Amélioration de la satisfaction client la plus importante

Phasage dans l’utilisation du logiciel de gestion des débiteurs

« La solution de Payt est axée sur toute la chaîne, de la facture à l’encaissement. Au départ, nous avons cependant préféré commencer uniquement par la première partie, la facturation et le rappel. Payt n’était pas encore familier avec cela. Nous voulions une phasage dans l’utilisation. Cela a nécessité quelques ajustements dans la collaboration, mais cela a finalement bien fonctionné », déclare Heunks.

« Payt réfléchit agréablement avec nous à nos souhaits et à la manière dont nos processus peuvent être intégrés dans le logiciel. Nous avons un contact très direct et bon avec Payt, à différents niveaux. C’est un partenariat, pas un programme que l’on vous remet en vous souhaitant bonne chance. »

« L’année prochaine, nous franchirons l’étape suivante en utilisant l’ensemble de la solution de Payt. Nous verrons si nous pouvons encore améliorer davantage le service. »