Le bon appel au bon moment ; pour Ronnie Mars de Cogas, Payt est arrivé à point nommé. Avec ses collègues, le chef d’équipe Finances cherchait depuis un certain temps une solution intelligente pour la gestion des créances de l’organisation. Il avait même été suggéré de faire construire quelque chose à cet effet. Heureusement, cela n’a pas été nécessaire et la plateforme de Payt répond aux besoins de Cogas depuis janvier 2016.
Gestionnaire de réseau régional
Cogas est un gestionnaire de réseau régional qui fournit des connexions électriques, gazières, câblées et en fibre optique dans l’est des Pays-Bas. Une entreprise de services publics qui fournit le réseau de transport jusqu’au compteur et opère à la fois de manière semi-publique et commerciale. Cogas cherchait depuis un certain temps un système permettant au service financier de récupérer rapidement et facilement le statut des factures (en attente) et de communiquer facilement avec les débiteurs. Depuis janvier 2016, ils travaillent avec une grande satisfaction avec la plateforme de Payt. Ronnie Mars raconte : « Payt a construit un beau morceau de logiciel, ce qui nous donne une vue d’ensemble centrale de l’état actuel du portefeuille de Cogas. Le système de Payt montre exactement pour quels clients nous devons agir. Ainsi, mes collègues responsables de la gestion des créances peuvent toujours entreprendre ces actions de manière ciblée au quotidien. Cela rend le travail efficace, clair et structuré. »
Gestion des créances et processus de recouvrement à l’amiable
Que le logiciel de Payt ne se contente pas de structurer et de faciliter le travail, mais qu’il rapporte également de l’argent, Mars peut le confirmer. « Nous avons fait automatiser à la fois le processus de gestion des créances et le processus de recouvrement à l’amiable par Payt. Cela nous évite d’avoir à faire appel à des agences de recouvrement coûteuses et nous épargne beaucoup de travail au sein du service. Avant d’avoir mis en œuvre Payt, nous avions besoin de 2,5 ETP pour la gestion des créances de notre organisation. Depuis janvier, cela a été réduit d’un demi ETP. »
Mars poursuit : « Ce qui est pratique avec la plateforme de Payt, c’est que vous pouvez discuter avec les clients au niveau des factures et ainsi conclure directement des accords de paiement avec eux, que vous enregistrez ensuite dans le système. Cogas répond à l’un des besoins fondamentaux, ce qui fait que les clients paient presque toujours nos factures en premier. Pour nous, le problème ne résidait donc pas tant dans la rapidité des paiements, mais dans la communication avec les débiteurs et la vue d’ensemble. Payt dispose d’un tableau de bord pratique qui nous permet de voir d’un coup d’œil quelles sont les factures en attente.
De plus, depuis janvier, nous pouvons beaucoup plus facilement entrer en contact avec nos clients et évaluer si quelqu’un ne peut pas ou ne veut pas payer. Il y a une différence fondamentale, et c’était plus difficile à évaluer auparavant. Avec les possibilités de communication offertes par la plateforme de Payt, nous pouvons plus facilement évaluer si une affaire doit être transmise à l’huissier ou si nous pouvons conclure un accord de paiement avec un client. Que les clients paient également plus rapidement grâce au processus structuré de Payt, c’est un bonus. »
L’implémentation
Le processus d’implémentation a été assez complexe. Pourtant, Mars en est également plus que satisfait : « En raison de la législation sur la protection de la vie privée, nous devons, en tant que gestionnaire de réseau, respecter des règles et des exigences assez strictes en matière de connexion à nos systèmes. De plus, nos systèmes sont assez complexes et le couplage en soi est déjà un défi. Payt a fait preuve d’une grande flexibilité pendant le processus d’implémentation et a veillé à ce que l’implémentation ainsi que la gestion des créances et le processus de recouvrement de Cogas se déroulent désormais sans accroc. »
Souhaitez-vous, comme Cogas, avoir plus de visibilité sur votre processus de gestion des créances grâce à une gestion automatisée des créances et communiquer facilement avec les clients au sujet des factures en attente ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous en dire plus sur les possibilités de la plateforme !
