Paiement plus rapide par les étudiants de l’Alfa-college via un lien de paiement dans les factures

Il préparait les factures, les imprimait, les pliait en les glissait ensuite soigneusement dans une enveloppe : le monsieur de la gestion des débiteurs de l’Alfa College à Groningue avait jusqu’à récemment un emploi particulier dans le monde numérique dans lequel nous vivons. Car, aussi bien que l’homme faisait son travail, traiter manuellement plus de 13 000 factures n’est pas seulement assez inefficace, mais aussi sujet aux erreurs et chronophage. Lorsque l’Alfa College a découvert Payt, ils ne pouvaient qu’être enthousiastes, raconte Jeroen van der Ster, directeur des opérations de l’Alfa College.

Maillons du processus de gestion des débiteurs

« Payt prend en charge toute la chaîne, de la facture au rappel. Depuis que nous utilisons le logiciel, nous avons non seulement un processus de gestion des débiteurs fiable et structuré, mais certains maillons du processus ont également été supprimés.

Le ROC pour l’enseignement professionnel secondaire utilisait encore une agence de recouvrement. Cette agence s’occupait de la lettre WIK (également appelée rappel gratuit). Après l’envoi de la lettre WIK, l’affaire était transférée à l’huissier.

« Nous avons pu mettre fin à cette collaboration grâce à Payt. Cela a permis une économie considérable au sein de l’organisation », explique Jeroen. « L’effet de Payt est double. D’une part, nous économisons du temps et de l’argent sur le processus et, d’autre part, Payt améliore le comportement de paiement de nos clients. »

Meilleur comportement de paiement

En particulier, ce dernier point est un soulagement pour le directeur des opérations.

Nos étudiants ne payaient pas toujours de manière régulière et à temps, mais c’était en grande partie de notre faute. Si vous rappelez les gens à temps et leur offrez de manière proactive la possibilité de payer le montant dû en plusieurs fois, vous avez résolu une grande partie du « problème ».
De plus, nous osons maintenant mieux signaler aux gens leurs factures impayées, car nous savons avec certitude que nous avons suivi le bon processus. Auparavant, nous nous sentions parfois gênés. Il s’avérait par exemple que le délai de paiement d’une facture était déjà dépassé de six mois et nous envoyions alors seulement le premier rappel. Nous recevions, à juste titre, des plaintes à ce sujet. Les étudiants avaient tout à fait raison de ne pas trouver cela professionnel.

Statut en temps réel et paiements iDEAL

Comment cela a-t-il changé maintenant que les étudiants peuvent se connecter en ligne au portail client de Payt et consulter en temps réel le statut de leurs factures. « Les frais de scolarité ne sont pas négligeables. Il s’agit presque toujours de montants supérieurs à 1 000 €. Tout le monde ne peut pas payer cela facilement. Pourtant, la barrière pour décrocher le téléphone et convenir d’un plan de paiement avec nos collègues de l’administration financière était trop élevée. Maintenant que nous sommes passés à Payt, les étudiants ou leurs parents peuvent gérer cela eux-mêmes via le portail en ligne. Un autre avantage important est que les étudiants peuvent désormais régler facilement leurs frais de scolarité via iDEAL. Auparavant, ils devaient effectuer le virement manuellement ou remplir un chèque postal. Toutes ces actions influençaient le paiement à temps ou non des frais de scolarité. »

Vous lisez ; l’Alfa-college jure par la solution que Payt leur offre. Et le monsieur de la gestion manuelle des débiteurs ? Il a obtenu un poste intéressant dans un autre département de l’Alfa-college.