“L’excuse la plus courante que nous entendions dans notre service des débiteurs était qu’un débiteur avait perdu la facture.” Heine de Bruin est co-propriétaire de Health2Work, l’un des plus grands acteurs dans le domaine de l’ergonomie aux Pays-Bas – et, depuis 2017, également en Belgique.
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Depuis que nous utilisons Payt, nos clients ont accès à leurs factures 24h/24 et 7j/7.
Experts en ergonomie
Health2Work crée des environnements de travail sains et efficaces pour ses clients. Ils le font en conseillant les organisations dans le domaine de l’ergonomie et en fournissant des solutions ergonomiques adaptées.
L’environnement de travail a un impact considérable sur le plaisir au travail. Nous créons un environnement où les employés ont toute l’énergie nécessaire pour performer de manière optimale », déclare Heine. « La clarté et le pragmatisme caractérisent notre service : un homme, une parole. Nous écoutons les besoins de nos clients et offrons des solutions ciblées. Grâce à Payt, nous pouvons également tenir cette promesse dans notre processus de gestion des créances.
Le processus de gestion des créances fait partie du parcours client
Health2Work utilise Payt depuis quelques années. « Notre processus de gestion des créances ne fonctionnait pas bien », raconte Heine lorsqu’on lui demande pourquoi il a choisi Payt.
« Les tâches étaient effectuées manuellement. Cela est tout simplement plus sujet aux erreurs qu’un processus automatisé, aussi bien que mes collègues fassent leur travail. Le processus stagnait trop souvent et les factures n’étaient pas payées à temps. Cela affectait notre trésorerie. »
Mais ce que Heine trouve tout aussi important, c’est l’expérience de ses clients. « Le processus de gestion des créances fait partie du parcours client. Nous faisons de notre mieux en amont pour servir au mieux nos clients, mais nous n’avions pas le niveau de service ‘en arrière-plan’ en ordre. Dommage et pas bon pour l’expérience client. »
Lorsque Health2Work a découvert Payt, il est vite devenu clair pour le directeur que le logiciel allait résoudre une grande partie de leurs ‘difficultés’.
Après la mise en œuvre de Payt, les choses se sont rapidement améliorées. La trésorerie s'est améliorée et la communication avec les débiteurs est soudainement devenue fluide et structurée. Depuis que nous utilisons Payt, les clients n'ont plus jamais à attendre une copie de facture ou un appel téléphonique. À la place, ils peuvent se connecter eux-mêmes à l'environnement Payt. De plus, ils savent exactement à quoi s'attendre de notre part : du premier facture au dernier rappel, notre processus est clair, honnête et parfaitement rationalisé.
Un temps d’adaptation
Bien sûr, il a fallu un temps d’adaptation pour les collègues du service administratif ; la gestion automatisée des créances. “Bien qu’ils aient conservé le contrôle total, ils avaient l’impression de le perdre. Je comprends cela, mais ma devise est : si vous faites toujours ce que vous avez fait, vous obtiendrez toujours ce que vous avez obtenu. Ce que nous faisions ne suffisait pas.” Grâce aux améliorations des processus, Health2Work a pu économiser un demi-ETP sur la gestion des créances. Heureusement, les collègues de Heine ont rapidement vu les avantages de Payt.
Ils avaient soudainement du temps pour d’autres tâches administratives. De plus, Payt avait élaboré un plan de mise en œuvre détaillé, ce qui a permis une intégration sans faille avec notre programme de comptabilité Exact et nous avons pu transférer notre gestion des créances en un rien de temps. L’accompagnement de Payt lors de la mise en œuvre a été excellent.
