Les membres peuvent payer l’abonnement à la communauté et aux formations par mois, trimestre ou année. Cela, ajouté à l’afflux important d’entrepreneurs avides d’apprendre, influence le nombre de factures et le travail supplémentaire de gestion des débiteurs.
Suivi manuel d’un grand flux de factures
Pour créer et envoyer ces factures, l’organisation utilise son propre système de paiement. Le suivi se faisait auparavant entièrement à la main.
« Nous étions typiquement une entreprise qui envoyait une lettre tous les six mois à tous les débiteurs en souffrance », dit Loorbach. « Cela n’apportait guère de résultats. Et avec le suivi manuel, il pouvait encore arriver que notre entreprise se retrouve à la fin de l’année avec 7% à 8% de factures impayées. »
« Si vous envoyez le rappel de paiement seulement après six mois, de nombreux clients ignorent votre lettre ou votre mail. Ils prennent le risque ; la dernière fois, vous n’étiez pas non plus derrière eux. ‘Ce rappel peut encore attendre un peu’, pense votre client », dit Loorbach. « Le problème est qu’à la fin de l’exercice, vous créditez simplement vos débiteurs douteux. Cela coûte beaucoup d’argent et a des conséquences sur votre chiffre d’affaires et votre flux de trésorerie. » Les chiffres financiers ne deviennent pas plus clairs non plus, indique Loorbach. « Vous ne savez pas vraiment où vous en êtes. Si vous avez 7% de débiteurs douteux, votre chiffre d’affaires n’est que de 93% au lieu de 100%. Cela change considérablement le calcul de la situation de votre entreprise ! »
Beaucoup de contact dans la communauté, peu sur la facture
Les principaux produits d’IMU sont la vente de logiciels et l’adhésion à la communauté et aux formations. « Surtout notre communauté est un facteur distinctif. Nous y donnons à nos membres des retours et un accompagnement », dit Loorbach. « En même temps, il y a eu peu de contact physique concernant les factures. Cela augmente considérablement le risque de débiteurs douteux. Ce risque diminue si votre client reçoit un rappel de paiement après non-paiement, puis un autre, et ensuite une mise en demeure tant que le paiement n’est pas effectué. »
Coûts rapidement amortis
Avec 7% à 8% de débiteurs douteux par an, il y avait littéralement des opportunités à saisir. « Pour structurer notre gestion des débiteurs, nous avons pensé à l’affacturage, la vente de factures. Un gros inconvénient : par facture, vous cédez un pourcentage important. Nous ne trouvions donc pas cela rentable », dit Loorbach. Sur les conseils d’autres entrepreneurs, IMU a opté pour Payt. La gestion des débiteurs est désormais automatisée via le logiciel.
Loorbach : « Avec le logiciel de Payt, nous n’avons besoin de recouvrer que 2 à 3 factures impayées supplémentaires par mois pour amortir les coûts. C’est un résultat rapide ! »
L’organisation a également considérablement révisé le processus de recouvrement. « Un des éléments difficiles de la mise en place d’un processus de gestion des débiteurs est le processus de recouvrement. Chez Payt, la phase de recouvrement est une partie standard du processus de gestion. Cette partie du processus est également axée sur la recherche d’une solution commune avec un débiteur. Si cela ne fonctionne pas, un huissier est la prochaine étape. Si vous informez votre débiteur à ce sujet, vous devez avoir une collaboration avec un tel bureau. C’est normalement une partie compliquée ! » dit Loorbach.
