Payer plus rapidement, économiser du travail et apporter plus de structure à la gestion des créances de Mobility Service

Chaque jour, environ 3 500 voitures de Mobility Service circulent sur les routes néerlandaises. La société de leasing d’Eelde aide ses clients à trouver une solution de mobilité adaptée ; de la location opérationnelle complète à la location opérationnelle nette, en passant par l’achat d’une flotte complète. “La flexibilité est caractéristique de Mobility Service”, explique Inge Mier, Directrice Financière et Opérationnelle. “Tant dans nos services que dans notre service client. Si un client appelle pour savoir si nous pouvons lui préparer une voiture pour l’après-midi, nous le faisons.”

Tout est flexible

La société de leasing se porte bien dans le secteur flexible. “Cela s’explique par le fait que les entreprises peuvent aussi facilement conclure un contrat de location courte durée qu’un contrat de location longue durée avec nous”, explique Inge. “Beaucoup de nos clients ont un personnel mixte. Une telle entreprise souhaite conclure un contrat de location longue durée pour les employés permanents, mais un contrat de location courte durée pour le personnel temporaire.” Cette possibilité n’est pas offerte par toutes les sociétés de leasing, ce qui explique le succès de Mobility Service dans le secteur flexible. “Nous comptons de nombreuses agences de détachement parmi notre clientèle.”

Le fait que Mobility Service soit une société de leasing innovante ne se manifeste pas seulement dans ses services. L’entreprise a été l’un des premiers clients de Payt. “Bien que je ne travaillais pas encore chez Mobility Service à l’époque, je sais que Payt a joué un rôle important dans l’optimisation de notre gestion des débiteurs”, raconte Inge. Auparavant, l’entreprise faisait tout manuellement. Tous les quelques semaines, ils imprimaient la liste des débiteurs et appelaient tous ceux qui n’avaient pas payé leur facture dans le délai imparti.

Transparent et clair

La directrice financière, auparavant active dans la comptabilité, a été agréablement surprise par Payt. Elle raconte : « Lorsque j’ai commencé chez Mobility Service, mes collègues utilisaient déjà le logiciel depuis un an. Payt rend la gestion des débiteurs très transparente : vous voyez exactement quand la dernière action a eu lieu et quelle sera la prochaine action spécifique au client. » Les collègues directs d’Inge travaillent presque tous à temps partiel et alternent ainsi le contact avec les débiteurs. Grâce à Payt, ce contact se déroule néanmoins sans accroc. La fonctionnalité de notes de Payt les aide en cela ; vous pouvez en effet voir directement si un collègue a eu un contact avec un client et ce qui a été convenu. « De plus, il est personnellement agréable pour moi que vous puissiez également constituer un dossier complet de la communication avec le débiteur. », raconte Inge. Si un client ne paie pas la facture et atteint la phase finale, le dossier revient en effet à la directrice financière et opérationnelle.

Le processus de recouvrement en ligne de Payt, que les clients peuvent utiliser comme suite du processus de gestion des débiteurs, n’est pas encore beaucoup utilisé par Mobility Service. Inge : « Pour nous, c’est difficile de nous retrouver dans une telle situation. Nos clients paient à l’avance. Avant que la nouvelle facture n’arrive, la facture précédente doit être réglée. Si ce n’est pas le cas et que nous nous retrouvons dans un processus de recouvrement, nous prenons également d’autres mesures, comme la récupération de la voiture. Ce n’est évidemment pas ce que nous voulons ; vous souhaitez idéalement continuer le contrat. En fait, un processus de recouvrement signifie pour nous la fin de la relation client. »

1000 débiteurs, 10 heures par semaine

En plus d’un processus de gestion des débiteurs structuré, tant en interne qu’en externe, Payt a également permis à Mobility Service de réaliser une économie de travail considérable. Inge explique : « Mes collègues consacrent environ deux heures par jour à la gestion des débiteurs, soit 10 heures par semaine. Quand on pense que nous avons plus de 1000 clients, c’est vraiment très peu. Surtout compte tenu du fait que nous appelons encore relativement souvent nos clients. Le dernier rappel est toujours un peu moins amical en termes de ton. Nous avons certes choisi cela nous-mêmes, mais chez Mobility Service, nous attachons une grande importance à la relation client. C’est pourquoi nous appelons toujours nos débiteurs au moment où le dernier rappel est envoyé au client. Souvent, le non-paiement d’une facture n’est pas de la mauvaise volonté et il est inhabituel et surprenant qu’un client spécifique ne paie pas. Nous voulons alors connaître personnellement la raison de cela. Mais si nous ne faisions pas cela et laissions simplement le logiciel de Payt suivre son cours, la gestion des débiteurs prendrait encore moins de temps. »

Parfait pour les comptables

Grâce à son expérience, Inge Mier a de nombreuses relations dans le domaine de la comptabilité.