Un processus automatisé de gestion des créances qui fonctionne toujours, même lorsque nous n’avons pas le temps.
– Nando van Beek, fondateur et propriétaire de NVBIT.
En plus d’être frères, Nando (à droite sur la photo) et Stijn van Beek (à gauche sur la photo) travaillent ensemble dans l’entreprise que Nando a fondée en 2007.
Pendant ses études en informatique, Nando a lancé l’entreprise IT NVBIT. Pour la gestion administrative de son entreprise, il cherchait quelqu’un pour le soutenir, et ce fut son frère Stijn, qui à ce moment-là étudiait le droit et pouvait facilement combiner ce job avec ses études. “Le job qui a commencé par un jour par semaine est maintenant devenu un poste à plein temps de 5 jours par semaine en tant que manager opérationnel et chef de projet”, raconte Nando.
L’entreprise IT d’Alkmaar est un MSP (Managed Service Provider) qui aide les organisations à numériser leurs processus d’affaires, mais aussi à passer au cloud, à la sécurité et au lieu de travail moderne (Microsoft 365).
Collaboration en tant que frères
Nando : “La collaboration en tant que famille/frères se passe bien. On se parle plus facilement des choses (dans les deux sens) mais on se fait aussi confiance directement. Quelque chose qui prendrait des années avec d’autres nouveaux collègues pour atteindre le même niveau.”
Nando et Stijn recommandent certainement la collaboration entre frères et sœurs. “Il faut bien sûr s’entendre et pouvoir travailler ensemble. Mais sinon, on n’y penserait même pas probablement. C’est aussi tout simplement très agréable et beau de pouvoir et de devoir travailler ensemble en tant que frères.”
Tout manuellement
“Avant de travailler avec Payt, je faisais moi-même la gestion des créances en tant que propriétaire et manuellement. Quand j’avais le temps, je parcourais manuellement la liste des créances clients et leur envoyais un e-mail. Pour suivre ce premier rappel, je regardais quelques semaines plus tard dans mes éléments envoyés quels clients j’avais rappelés et s’ils avaient payé entre-temps. Si nécessaire, je leur envoyais un deuxième rappel. Un processus qui est bien sûr loin d’être idéal.
De plus, j’avais arrêté le prélèvement automatique. Cela se faisait via la banque et devait être fait manuellement car la banque n’avait pas de connexion avec notre programme de comptabilité. Tout était très laborieux et cela demandait plus de travail que cela ne rapportait.”
Réduire la liste des créances
En février 2019, ils ont commencé avec Payt. “L’objectif était d’automatiser la gestion des créances et de réduire cette liste des créances.” Une meilleure expérience et communication avec les clients était également un souhait de NVBIT. “De plus, nous trouvions important de réactiver le prélèvement automatique, Payt avait heureusement une connexion pour cela.”
Presque plus besoin de s’en occuper
Depuis l’utilisation de Payt, NVBIT n’a presque plus besoin de s’occuper de la gestion des créances. Seulement les excès. “Nous sommes passés de 0 à 64 prélèvements automatiques (clients) par mois. Et nous ne perdons plus de temps à rappeler et à suivre les créances. “Un processus automatisé de gestion des créances qui fonctionne toujours, même lorsque nous n’avons pas le temps.” Stijn : “Nos clients ont eux-mêmes une vue d’ensemble et peuvent tout consulter. Grâce au portail, les clients peuvent consulter leurs factures et y réagir. De plus, vous pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs dans Payt, ce qui nous permet de donner accès à tout le monde dans l’entreprise. De cette manière, nous pouvons toujours voir ce que les collègues ont discuté avec le client. Les remarques internes sont également très utiles comme aide-mémoire pour soi-même.”
Pouvons-nous nous passer de Payt ? Non bien sûr que non ! Cela rend tout tellement plus facile, je le recommanderais à tout le monde.
