Économies importantes, meilleure communication et paiement plus rapide Thuisvaccinatie grâce à Payt

Marco van Drielen est le responsable Finance & Contrôle chez Thuisvaccinatie, une organisation qui fournit des vaccinations de voyage à domicile. Depuis le début de 2017, l’organisation utilise Payt. Depuis lors, il y a plus de contact avec le client, les factures sont payées plus rapidement et moins de créances aboutissent chez une agence de recouvrement.

Économies considérables & meilleure communication

Jusqu’en 2016, Thuisvaccinatie utilisait l’affacturage. « Pour chaque facture, nous payions des frais administratifs et en plus un montant considérable d’intérêts, car nous voulions recevoir l’argent après deux semaines au lieu des deux mois habituels. Comme nous connaissions une forte croissance chaque année, les coûts de notre gestion des débiteurs augmentaient énormément. », raconte Marco. L’entreprise a découvert Payt par l’intermédiaire de leur comptable Phidra et a été immédiatement enthousiaste. Non seulement parce que Payt a réalisé une économie considérable, mais aussi parce que la communication avec les clients s’est considérablement améliorée.

Entièrement numérique

Auparavant, Thuisvaccinatie utilisait une société de factoring pour sa facturation. Cette entreprise prenait en charge l’ensemble du processus de facturation, payait toutes les factures en attente sous 14 jours et s’occupait elle-même du recouvrement des factures impayées auprès des clients. De cette manière, en tant qu’organisation, vous êtes toujours assuré d’être payé. Cependant, un inconvénient majeur était que la société de factoring envoyait les factures et les rappels par courrier postal.

Mais nos clients partent généralement en voyage immédiatement après la vaccination, ce qui fait qu’ils manquent la communication par courrier. Pas vraiment un accueil chaleureux si, à leur retour, la créance de Thuisvaccinatie est déjà chez l’agence de recouvrement.

C’est tout autre chose maintenant, puisque les clients de l’entreprise reçoivent leur facture par e-mail et peuvent payer en un clic via iDeal. Si la facture n’est pas réglée dans le délai de paiement, Thuisvaccinatie envoie des rappels à intervalles réguliers via Payt. “Pas moins de trois. Mes collègues peuvent voir si un client a ouvert le mail. Si nous constatons que ce n’est pas le cas, nous appelons pour vérifier si nous avons bien la bonne adresse e-mail”, explique Marco. La facture n’est pas payée malgré plusieurs rappels ? Le client reçoit alors encore plusieurs opportunités de payer via le processus de recouvrement en ligne de Payt, par mail, SMS, téléphone et courrier.

Plan de paiement

En plus du processus rationalisé, Thuisvaccinatie est également mieux en mesure de maintenir le contact avec ses clients grâce à Payt. « Les factures sont souvent consultées le soir ou le week-end. Si un client a une question, il ou elle peut la poser via Payt, afin que nous puissions la traiter dès le lendemain matin. La question est liée à la facture, donc vous savez immédiatement de quoi il s’agit. Et si un client est momentanément à court d’argent – ou s’il est en Ouganda parmi les gorilles – et n’est donc pas en mesure de payer, nous sommes tout à fait disposés à suspendre la créance ou à trouver un arrangement », dit Marco. « Mais nous devons le savoir. Avec Payt, informer est devenu beaucoup plus facile. »

Un autre avantage, selon Marco, est que toute la correspondance concernant la facture est rassemblée dans un seul dossier. « Ainsi, vous pouvez facilement retrouver ce qui a été dit et convenu dans le passé. Si la créance en vient à un processus de recouvrement judiciaire, vous pouvez télécharger tout le dossier d’un simple clic. Idéal ! »

Grâce à Payt, Thuisvaccinatie a le contrôle de sa gestion des débiteurs. « Vous avez reçu quelques vaccins de notre part et oui : vous devez payer pour cela. Payt s’assure que cela se produise réellement. Et si ce n’est pas le cas, le client est automatiquement rappelé. Pas plus, pas moins… »