Faites confiance au logiciel
La clientèle de Voys se compose aussi bien de grandes que de petites entreprises. Dans ce dernier groupe, constitué d’indépendants ou de start-ups avec quelques employés, il arrive parfois qu’il n’y ait pas d’argent sur le compte bancaire au moment où Voys prélève la facture téléphonique. “Cela peut arriver.”, dit Janneke. “L’avantage de Payt est que la facture ne reste pas en suspens pendant des semaines, mais que le logiciel de Payt détecte que le prélèvement automatique a échoué. Si le client ne se rend pas compte que le paiement a échoué et ne l’effectue pas manuellement, un e-mail est automatiquement envoyé via Payt au client concerné après deux jours – entièrement dans notre charte graphique. Cet e-mail contient un lien iDEAL, permettant au client de régler la facture. Ce qui est agréable, c’est que si un client utilise ce lien iDEAL, les numéros de débiteur et de facture apparaissent directement lors du virement. Ainsi, nous n’avons pas de travail supplémentaire ; notre programme de comptabilité reconnaît immédiatement le paiement iDEAL et l’enregistre avec les bonnes informations.”
Automatiser le processus de recouvrement
Payt fonctionne le mieux si vous laissez simplement le logiciel faire son travail, selon Janneke. “Une fois le processus lancé, vous n’avez plus à vous en soucier. Vous pouvez arrêter ou suspendre le processus manuellement, mais nous ne le faisons que dans des cas exceptionnels. Au début de la collaboration, nous avons déterminé le processus avec les personnes de Payt : après combien de jours les rappels doivent-ils être envoyés et que doit contenir exactement cette correspondance ? Chez Voys, nous avons littéralement notre propre ‘ton de voix’. Il est agréable de pouvoir maintenir ce style dans la communication administrative avec nos clients.”
Bien que la correspondance de Voys soit toujours amicale et informelle, le ton devient progressivement plus insistant dans le processus de rappel. “Dans le dernier rappel, nous indiquons clairement que si le client ne paie pas, nous lancerons une procédure de recouvrement. Nous précisons : “Payez votre facture maintenant, sinon nous serons obligés de vous facturer des frais de recouvrement, ce qui serait une perte d’argent.”
Si une facture n’est pas réglée, le processus de recouvrement passe automatiquement à la procédure de recouvrement de Payt. Cette procédure répond à toutes les exigences légales, permettant à Voys de transférer le dossier de recouvrement amiable à un huissier de justice d’une simple pression sur un bouton, si le client n’a toujours pas réglé la facture après la procédure de recouvrement.
