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Un rappel est un avis écrit qu’un créancier envoie à un débiteur pour régler un paiement en souffrance. C’est une étape formelle dans la gestion des créances, destinée à inciter le débiteur à payer la dette en retard dans un délai imparti.
Table des matières :
Vous envoyez une mise en demeure dès que les précédents rappels de paiement n’ont pas donné de résultat. Cela se produit généralement après avoir envoyé deux rappels. Le client a alors eu suffisamment de temps pour payer. La mise en demeure est donc la troisième étape dans le processus de suivi d’une facture impayée, c’est le moment où vous formalisez la demande de paiement.
Une structure couramment utilisée est la suivante :
Important : dans le cas des consommateurs, vous devez respecter les exigences légales lors de la dernière mise en demeure (comme un délai de paiement supplémentaire de 14 jours et la mention des frais de recouvrement). Pour les clients professionnels, vous avez un peu plus de liberté, mais une structure claire et opportune est également essentielle.
Une mise en demeure n’est donc pas une première étape, mais un maillon important après un ou plusieurs rappels avant d’envisager d’autres mesures.
Lorsque vous êtes confronté à un consommateur qui ne paie pas, vous êtes légalement tenu d’envoyer une dernière mise en demeure avant de pouvoir facturer des frais de recouvrement. Cela est stipulé dans la Loi sur les frais de recouvrement (WIK) et s’applique uniquement aux transactions B2C (donc pas aux clients professionnels). Si vous ne respectez pas ces exigences, vous risquez que le juge rejette les frais de recouvrement.
La dernière mise en demeure doit répondre à un certain nombre de conditions spécifiques :
Numéro de facture
Date de la facture
Date d’échéance de la facture
Montant en souffrance
Numéro de client ou de débiteur
Description du service ou du produit fourni
Délai de paiement de la mise en demeure
Numéro de compte bancaire + nom du titulaire
Indication des frais de recouvrement possibles (obligatoire pour les consommateurs)
Référence ou caractéristique de paiement
Lors de la rédaction d’un rappel, il est essentiel d’adopter un ton empathique. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre pour un premier rappel et un dernier rappel.
[Nom de votre entreprise]
[Adresse]
[Code postal et ville]
[Adresse e-mail]
[Nom du client]
[Adresse du client]
[Code postal et ville du client]
[Lieu], [Date]
Objet : Rappel concernant la facture [Numéro de facture]
Cher [Nom du client],
Selon nos dossiers, la facture [Numéro de facture] d’un montant de €[Montant] aurait dû être réglée le [Date d’échéance]. Il est possible que cette facture ait échappé à votre attention.
Nous vous prions de bien vouloir régler le montant dû dans les 14 jours suivant la réception de cette lettre sur le compte [Numéro de compte bancaire] au nom de [Nom de votre entreprise], en mentionnant le numéro de facture.
Si vous avez déjà effectué le paiement ou si vous avez des questions concernant cette facture, nous vous prions de bien vouloir nous contacter via [Numéro de téléphone] ou [Adresse e-mail].
[Votre Nom]
[Votre Fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Signature de l’expéditeur]
[Nom de votre entreprise]
[Adresse]
[Code postal et ville]
[Adresse e-mail]
[Nom du client]
[Adresse du client]
[Code postal et ville du client]
[Lieu], [Date]
Objet : Dernier rappel facture [numéro de facture]
Cher [monsieur/madame] [Nom de famille],
Selon nos dossiers, la facture [numéro de facture] du [date de facture], d’un montant impayé de € [montant], reste toujours impayée. La date d’échéance de cette facture était le [date d’échéance].
Nous vous prions de bien vouloir régler ce montant dans les 14 jours suivant la date de cette lettre sur le compte [IBAN], au nom de [nom de l’entreprise], en mentionnant le numéro de facture.
Si nous ne recevons pas votre paiement à temps, nous serons contraints de facturer des frais de recouvrement légaux, conformément à la Loi sur les frais de recouvrement (WIK). Ces frais s’élèvent à un minimum de 40 € et peuvent augmenter en fonction du montant impayé.
Si vous avez déjà effectué le paiement, vous pouvez considérer cette lettre comme non envoyée. Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes de paiement, n’hésitez pas à nous contacter via [adresse e-mail/numéro de téléphone].
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre Fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Signature de l’expéditeur]
Lorsqu’un client ne procède pas au paiement même après un rappel, il est important d’agir de manière structurée et juridiquement correcte. Cela protège non seulement vos propres intérêts, mais augmente également les chances de recouvrement réussi sans nuire à la relation client. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes que vous pouvez suivre lorsque le paiement n’est pas effectué.
Avant de pouvoir appliquer des frais supplémentaires ou des mesures de recouvrement, vous êtes légalement tenu d’envoyer un dernier rappel aux consommateurs. Dans cette lettre, vous annoncez qu’en cas de non-paiement, des frais de recouvrement légaux seront facturés. Vous accordez au client un délai légal de 14 jours pour payer sans frais. Cette étape est essentielle pour renforcer votre position juridique et est souvent considérée comme le dernier avertissement.
Si le paiement n’est toujours pas effectué, vous pouvez décider de confier la créance à une agence de recouvrement professionnelle. Cette agence prend le contact avec le débiteur à votre place et tente de recouvrer la créance par des rappels, des appels téléphoniques et éventuellement une proposition de paiement à l’amiable. Une bonne agence de recouvrement tient compte de votre réputation et de votre relation client, et travaille selon les directives de l’ACM et de la KBvG.
Dans certains cas, il peut être judicieux de proposer un plan de paiement avant d’engager des démarches juridiques. Surtout avec des clients professionnels ou des collaborations de longue durée, c’est un moyen de maintenir une bonne relation. Avec des logiciels comme Payt, vous pouvez faciliter ce processus automatiquement, y compris le paiement échelonné et l’accompagnement de la communication.
Lorsque toutes les étapes extrajudiciaires ont été suivies et que le client ne paie toujours pas, vous pouvez engager une procédure judiciaire. Cela commence généralement par une assignation via un huissier. Après un jugement du tribunal, le paiement peut être contraint par saisie ou saisie sur salaire. Gardez à l’esprit que cela implique des coûts et du temps, et qu’une bonne constitution de dossier est essentielle.
Avec Payt, vous êtes bien préparé pour chacune de ces étapes. Notre logiciel credit management assure non seulement des rappels opportuns et corrects, mais offre également une vue d’ensemble claire des communications et des processus de paiement. Vous êtes ainsi plus fort – que vous optiez pour une démarche amiable ou des poursuites judiciaires.
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Il est courant d’envoyer d’abord un ou deux rappels de paiement avant d’envoyer une mise en demeure formelle.
Un rappel de paiement est une demande amicale de paiement, tandis qu’une mise en demeure est une sommation formelle qui souligne les conséquences possibles en cas de non-paiement.
La procédure commence par des rappels de paiement, suivis d’une mise en demeure. En cas de non-paiement, un dernier rappel peut être envoyé, puis la créance peut être transférée à une agence de recouvrement ou des mesures juridiques peuvent être prises.
