La gestion des factures fournisseurs en 5 étapes clés
Une comptabilité fournisseurs efficace repose sur des étapes simples, reproductibles et, lorsque possible, automatisées.
1. Réception et enregistrement des factures
Les factures peuvent parvenir par courrier, par e-mail ou via une plateforme dématérialisée. Elles doivent être enregistrées sans délai dans votre outil comptable, en renseignant notamment le fournisseur, la date d’émission et le centre de coûts concerné.
2. Contrôle des informations
Avant toute validation, il est essentiel de vérifier la conformité de la facture : montants facturés, prestations réalisées, taux de TVA, références contractuelles. Cette étape permet d’éviter les doublons et les erreurs comptables.
3. Suivi des échéances de paiement
Chaque fournisseur applique des conditions de paiement spécifiques. En les suivant précisément, vous évitez les pénalités de retard tout en pilotant plus finement votre trésorerie.
4. Validation et paiement
Une fois la facture validée, le paiement peut être déclenché. Si le traitement manuel reste possible, une solution automatisée connectée à votre comptabilité fournisseurs réduit fortement les risques d’erreur et les délais de traitement.
5. Archivage et pilotage
Après règlement, les factures doivent être archivées conformément aux obligations légales. Le suivi des factures en attente reste indispensable pour anticiper les flux financiers et détecter d’éventuelles anomalies.
