Super rationalisation de la gestion des créances grâce à l’automatisation chez Voys

Janneke van der Velde travaille au « Bureau de la Comptabilité » de Voys ; le département financier de l’une des entreprises à la croissance la plus rapide de Groningue.

Elle est très satisfaite du flux de travail structuré que Payt a réalisé au sein de son organisation. « Lorsque vous envoyez plus de 10 000 factures par mois, vous souhaitez automatiser ce processus. C’est agréable de pouvoir confier cela à une partie qui réfléchit avec vous. L’équipe de Payt est prête dès le début lorsque nous avons des questions ou des souhaits. Même si vous ne vous y prenez pas tout à fait correctement, ils continuent à réfléchir patiemment avec vous. »

Développer soi-même ou acheter intelligemment

Voys est en plein essor. Année après année, le fournisseur de télécommunications de Groningue affiche une croissance énorme et cette tendance se poursuit.

Faites confiance au logiciel

La clientèle de Voys se compose aussi bien de grandes que de petites entreprises. Dans ce dernier groupe, constitué d’indépendants ou de start-ups avec quelques employés, il arrive parfois qu’il n’y ait pas d’argent sur le compte bancaire au moment où Voys prélève la facture téléphonique. « Cela peut arriver. », dit Janneke. « L’avantage de Payt est que la facture ne reste pas en suspens pendant des semaines, mais que le logiciel de Payt détecte que le prélèvement automatique a échoué. Si le client ne se rend pas compte que le paiement a échoué et ne l’effectue pas manuellement, un e-mail est automatiquement envoyé via Payt au client concerné après deux jours – entièrement dans notre charte graphique. Cet e-mail contient un lien iDEAL, permettant au client de régler la facture. Ce qui est agréable, c’est que si un client utilise ce lien iDEAL, les numéros de débiteur et de facture apparaissent directement lors du virement. Ainsi, nous n’avons pas de travail supplémentaire ; notre programme de comptabilité reconnaît immédiatement le paiement iDEAL et l’enregistre avec les bonnes informations. »

Automatiser le processus de recouvrement

Payt fonctionne le mieux si vous laissez simplement le logiciel faire son travail, selon Janneke. « Une fois le processus lancé, vous n’avez plus à vous en soucier. Vous pouvez arrêter ou suspendre le processus manuellement, mais nous ne le faisons que dans des cas exceptionnels. Au début de la collaboration, nous avons déterminé le processus avec les personnes de Payt : après combien de jours les rappels doivent-ils être envoyés et que doit contenir exactement cette correspondance ? Chez Voys, nous avons littéralement notre propre ‘ton de voix’. Il est agréable de pouvoir maintenir ce style dans la communication administrative avec nos clients. »

Bien que la correspondance de Voys soit toujours amicale et informelle, le ton devient progressivement plus insistant dans le processus de rappel. « Dans le dernier rappel, nous indiquons clairement que si le client ne paie pas, nous lancerons une procédure de recouvrement. Nous précisons : “Payez votre facture maintenant, sinon nous serons obligés de vous facturer des frais de recouvrement, ce qui serait une perte d’argent.”

Si une facture n’est pas réglée, le processus de relance passe automatiquement à SmartCollect de Payt. Cette étape respecte toutes les exigences légales, ce qui permet à Voys de transférer le dossier en souffrance vers un partenaire de recouvrement externe en un seul clic, si le client n’a toujours pas payé après le parcours de relance.

Basé sur les données

En plus du flux de travail structuré, van der Velde est enthousiaste à propos des rapports de gestion qu’elle peut générer via Payt. “Chez Voys, nous basons beaucoup de nos décisions sur les données. La possibilité de générer des statistiques m’aide donc lors des réunions avec mes collègues. Je peux voir en un coup d’œil l’état de nos factures et expliquer les problèmes que nous rencontrons.”

Il est clair que la Cour des comptes de Voys est satisfaite du logiciel de gestion des créances de Payt.