« Payt discipline les débiteurs », déclare Arjan Schipperus, directeur de RS Finance. Depuis environ deux ans, son cabinet comptable utilise Payt. « Les débiteurs savent qu’ils reçoivent toujours un rappel après 30 jours. Grâce au suivi rigoureux et à la communication claire, le lancement d’une procédure de recouvrement n’est pas une simple ‘menace’, mais une étape logique dans un processus standard. » C’est précisément la raison pour laquelle Payt est utilisé non seulement pour ses propres débiteurs, mais aussi pour ceux de ses clients. « C’est un outil pour nos clients afin d’éduquer leurs débiteurs et de s’assurer qu’ils paient les factures en suspens de manière correcte et à temps. »
Je veux aussi que mes factures soient payées à temps
RS Finance : un cabinet comptable IT
Le fait que RS Finance utilise Payt n’est pas un hasard ; le groupe se caractérise par une curiosité sans limites pour les logiciels intelligents et une énorme motivation pour aider les entrepreneurs à faire les bons choix. « Nous voulons devenir l’iPhone des cabinets comptables et rendre la technologie simple et accessible. » Le cabinet comptable innovant d’Amsterdam est constamment à la recherche de moyens pour rendre les choses encore meilleures, plus efficaces et plus faciles pour ses clients PME grâce à des logiciels intelligents. « Le principe de base est que les bons outils (en ligne) aident l’entrepreneur à obtenir un aperçu de (les chiffres de) son entreprise. En complément, nous offrons une équipe de spécialistes, tels que des comptables, des consultants IT, des fiscalistes, des gestionnaires de paie et des consultants RH qui aident l’entrepreneur à interpréter les chiffres et à faire les bons choix. Nous travaillons constamment au succès de cet entrepreneur », raconte Arjan avec fierté.
« Nous nous plongeons dans le secteur du client et recherchons les meilleurs outils cloud. Ces outils spécifiques au secteur concernent souvent le processus commercial. Payt est une bonne solution dans tous les secteurs pour la dernière partie : le processus de gestion des débiteurs », explique Arjan. « Un processus important, où souvent beaucoup d’argent est en jeu. Il n’est pas rare qu’un entrepreneur nous demande de l’aider dans une demande de financement. Dans de nombreux cas, nous disons alors : “Examinez d’abord de manière critique votre gestion des débiteurs. Vous voulez lever des fonds, mais que pouvez-vous faire vous-même ? Quel est le montant de votre solde débiteur ?” En menant une gestion des débiteurs plus stricte, de nombreux entrepreneurs peuvent considérablement améliorer leur liquidité. »
Environnement de gestion Payt pour les cabinets comptables
« En sensibilisant les entrepreneurs à l’importance d’une gestion des débiteurs bien organisée, nous recevons régulièrement la demande de prendre en charge leur gestion des débiteurs. Nous ne le faisons pas, mais nous avons cherché une solution en ligne pratique. C’est ainsi que nous avons découvert Payt », raconte Arjan. Lorsque Payt et RS Finance se sont rencontrés, le logiciel de Payt était bien adapté aux entreprises individuelles, mais moins à un cabinet comme RS Finance. « Nous voulions pouvoir voir et gérer la gestion des débiteurs de tous nos clients dans un seul environnement. Cela n’était pas encore possible lorsque nous avons ‘découvert’ Payt. Lorsque nous avons exprimé ce souhait à Payt, ils ont commencé à développer cet environnement de gestion en consultation avec nous. Nous les avons aidés en donnant notre vision, en testant le logiciel et en fournissant des retours sur les fonctionnalités développées. Comme nous avons nous-mêmes un arrière-plan IT, nous connaissons les possibilités et les limitations liées au développement de logiciels. Cela nous a aidés dans notre collaboration. »
Réduction du solde débiteur de 45%
Schipperus a lui-même réussi à réduire le solde débiteur de son organisation de 45% grâce à Payt. « C’est vraiment un pourcentage élevé, surtout si l’on considère que nous sommes une organisation en croissance ! » Le plus grand avantage de Payt pour (les clients de) RS Finance est que le logiciel permet la conversation. « Neuf fois sur dix, une facture impayée n’est pas de la mauvaise volonté, mais il y a autre chose. Le client ne peut pas ou ne veut pas payer la facture. Faire appel à un service de recouvrement dans une telle situation est une intervention qui perturbe considérablement la relation client et la met même en danger. Il est beaucoup plus constructif d’essayer d’engager la conversation avec le débiteur et de découvrir ce qui se passe. Le logiciel de Payt permet d’engager cette conversation. D’une part, parce que le client, en raison de la continuité du processus de gestion des débiteurs, sait qu’il peut s’attendre à un rappel dans un court délai s’il ne prend pas immédiatement contact pour, par exemple, convenir d’un plan de paiement. D’autre part, parce qu’avec la plateforme de communication intégrée au niveau des factures, il est facile de communiquer avec les débiteurs. »
Fruits à portée de main et la règle des 80-20
Arjan remarque également que la gestion des débiteurs dans de nombreuses organisations pourrait bénéficier d’un peu d’attention : « Il n’est pas rare de voir que les employés chargés des débiteurs se concentrent sur les ‘fruits à portée de main’ ; les factures faciles à recouvrer reçoivent le plus d’attention. Les débiteurs difficiles qui ne paient pas de manière structurelle se retrouvent en bas de la pile. C’est là que la fameuse règle des 80-20 s’applique vraiment : ces 20% de débiteurs non payants pèsent énormément sur la trésorerie d’une organisation et causent 80% des créances irrécouvrables. Ces débiteurs ne réagissent que lorsqu’ils reçoivent un rappel. Lorsqu’une organisation utilise Payt, les débiteurs savent qu’après un deuxième rappel, ils peuvent s’attendre à un rappel avec des frais de recouvrement. Cette continuité dans le processus vous permet de gérer les attentes de vos débiteurs. Vous verrez que les factures sont soudainement payées beaucoup plus rapidement. »
Avantage pour RS Finance
« Bien que nous proposions toujours à nos clients une large gamme de logiciels, Payt est la seule solution que nous conseillons vivement d’essayer. Non seulement parce qu’elle aide notre client à recouvrer plus rapidement les factures, d’ailleurs », me confie Arjan. « Pour pouvoir utiliser le logiciel, nos clients doivent avoir leur comptabilité en ordre. Payt est donc aussi un moyen de pression pour les entrepreneurs afin de maintenir leur comptabilité à jour quotidiennement. Cela nous permet de mieux faire notre travail. »
