Hendriksen Comptables et Conseillers

Plus d’efficacité grâce à moins de bruit dans la communication client et un solde débiteur considérablement réduit. Là où auparavant les rappels de paiement étaient envoyés par courrier, il y a maintenant une gestion des débiteurs numérisée et automatisée. Depuis mars 2018, Hendriksen Accountants en Adviseurs utilise Payt et, récemment, ce cabinet comptable est également devenu partenaire de Payt.

Contrôle du processus

Auparavant, deux employés de Hendriksen travaillaient à la gestion des débiteurs. Cela a maintenant été réduit à un seul collègue. Silvia travaille 28 heures par semaine et, durant ces heures, elle prend en charge l’ensemble de la gestion des débiteurs.

« Outre le gain de temps, deux autres grands avantages de Payt sont que les dossiers clients sont toujours complets et que le solde débiteur est nettement inférieur. Auparavant, les rappels de paiement étaient envoyés par courrier. Avec Payt, chaque facture est désormais rappelée individuellement. Certains clients reçoivent encore la facture par courrier, mais la majorité par e-mail. Y a-t-il une réclamation concernant une facture particulière ? Je peux alors suspendre le rappel pour cette facture dans Payt sans que le processus pour les autres factures ne s’arrête. Une fois la réclamation résolue, le processus de rappel pour cette facture reprend également. Cela nous donne le contrôle sur ce processus. »

Avantages pour Hendriksen et le client

Le couteau coupe des deux côtés pour Hendriksen : les factures à payer parviennent plus rapidement à la bonne personne et le client final a la possibilité de payer sa facture rapidement et facilement via iDEAL. « Je remarque que de nombreux clients en profitent », dit Silvia. « De plus, le client final a accès à un dossier client complet qui apporte beaucoup de clarté. Dans leur dossier, ce client trouve notamment un aperçu de toutes les factures, les rappels envoyés, les spécifications des factures et ils ont une vue d’ensemble des factures déjà payées. Le système de gestion des débiteurs tel qu’il est maintenant configuré dégage professionnalisme et rigueur. C’est bien sûr très important pour nous en tant que cabinet comptable. »

Différents clients optimisent également leur gestion des débiteurs avec Payt

Le directeur général Gerbert-Jan Hendriksen est également très positif quant à l’arrivée et à l’utilisation de Payt.

Avec notre ancien système, tout devait être fait manuellement. Pour chaque client, il était évalué si le rappel/avis pouvait être envoyé. C’est maintenant entièrement automatisé, mais d’une manière telle que nous gardons le contrôle.

Je parle à des clients qui ont d’abord dû s’y habituer, mais qui le trouvent maintenant très agréable et clair. Cela les amène également à réfléchir à leur propre gestion des débiteurs. En engageant la conversation et en partageant nos expériences, nous avons également déjà mis en place Payt chez de nombreux clients. Eux aussi optimisent ainsi leur gestion des débiteurs », indique le directeur Gerbert-Jan. « Les entrepreneurs partagent souvent entre eux des connaissances et des expériences sur ce qui fonctionne ou non. Payt est un bel exemple d’un système qui fonctionne merveilleusement bien pour nous et que nous aimons donc partager avec d’autres entrepreneurs. Et le beau côté est que, en tant que partenaire certifié Payt, nous aidons également à la configuration et à l’implémentation de Payt chez d’autres entrepreneurs. »

De l’implémentation à la réalisation

L’adoption d’un nouveau logiciel implique bien sûr plus que simplement utiliser le logiciel, reconnaît Hendriksen. « Lors de l’implémentation, nous avons informé les clients du changement dans la gestion des débiteurs et expliqué ce que ces changements signifiaient pour eux. Pensez à la numérisation des rappels de paiement et à la possibilité de payer les factures directement avec iDEAL. Les clients qui indiquent dans le dossier qu’ils souhaitent recevoir une facture papier la reçoivent bien sûr. Ce sont principalement les entrepreneurs un peu plus âgés. Cependant, Silvia informe très bien ces clients des avantages d’une facture numérique, ce qui amène certains à vouloir passer aux factures numériques. Et nous nous en chargeons bien sûr ! »

Payt est la solution complète que nous recherchions

« En interne, nous travaillions auparavant avec deux collègues sur la gestion des débiteurs et maintenant Silvia le fait seule. Rien que cela est déjà un résultat formidable. Et en impliquant tous les collègues – y compris nos conseillers PME – dans l’implémentation de notre nouvelle méthode de travail, nous avons maintenant un flux de travail efficace. Là où auparavant les conseillers influençaient l’envoi des rappels, c’est maintenant beaucoup moins le cas. Cela réduit le risque de mauvaise communication avec le client, apporte de la structure et crée de la clarté. En résumé, avec l’arrivée de Payt, nous obtenons plus de rendement grâce à un solde débiteur plus bas, une économie sur les coûts de personnel et nous aidons les entrepreneurs à réaliser les mêmes avantages pour leur organisation. Un logiciel qui correspond à nos souhaits et dépasse nos attentes. »